Privacy policy

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bevatten.

SIMON verwerkt een aantal identificatiegegevens van gebruikers, waaronder hun naam, woonplaats, e-mailadres, geslacht, voorgaande opleiding, socio-economische status en persoonlijke interesses. Deze gegevens werden ofwel rechtstreeks verkregen van de betrokkene (ingevuld op de website) of via de onderwijsinstelling.

Doeleinde en rechtsgrond van de verwerking van jouw persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door SIMON verwerkt om jouw school, onderwijs- of onderzoeksinstelling te helpen in de uitvoering en ondersteuning van haar onderwijsopdracht en om de correcte werking van SIMON te waarborgen en te verbeteren. Deze opdracht berust op het algemeen belang, m.n. de onderwijsopdracht die wordt toevertrouwd aan jouw school, onderwijs- of onderzoeksinstelling, ... en zoals verder uitgewerkt in het Decreet over de instroom en het optimaliseren van de studie-efficiëntie in het hoger onderwijs en overige organisatorische aspecten van het onderwijs d.d. 15 juli 2022 .

Daarnaast kunnen de persoonsgegevens uit SIMON kunnen gebruikt worden in het kader van wetenschappelijk onderzoek aan de Universiteit Gent, en dit met het oog op beleidsonderzoek en het publiceren van wetenschappelijke artikels over SIMON. Deze onderzoeken zijn in eerste instantie beleidsondersteunend bedoeld en om de werking van de gebruikerservaring binnen SIMON verder te verbeteren. Voor onderzoek worden de gegevens steeds gepseudonimiseerd en op een hoog aggregatieniveau verwerkt, waardoor het niet mogelijk zal zijn om individuele personen te identificeren in bijvoorbeeld publicaties.

De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op basis van volgende rechtsgrond:

• Voor de studiekiezer: toestemming
• Voor UGent-studenten: algemeen belang (contactpunt AVG: privacy@ugent.be)
• Voor VUB-studenten: algemeen belang (contactpunt AVG: dpo@vub.be)
• Voor HOGENT-studenten: algemeen belang (contactpunt AVG: dataprotectionofficer@hogent.be)

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en hoe kan je ons contacteren?

SIMON verwerkt persoonsgegevens in opdracht van respectievelijk de school, onderwijs- of onderzoeksinstelling die jou dit platform aanbiedt. SIMON werd ontwikkeld binnen de UGent in samenwerking met de associatiepartners van de UGent (Arteveldehogeschool, HoGent en Howest) en de VUB.

SIMON is een tool van de UGent, de UGent staat dus in voor de verwerking van de gegevens en verbindt zich ertoe om je privacy te waarborgen.

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je in eerste instantie terecht bij je school, onderwijs- of onderzoeksinstelling. Je kan ook altijd rechtstreeks contact opnemen SIMON via simon@ugent.be en Lot.Fonteyne@UGent.be of met de data protection officer van de UGent via privacy@ugent.be.

Voor studiekiezers en UGent-studenten: privacy@ugent.be

Voor VUB-studenten: dpo@vub.be

Voor HOGENT-studenten: dataprotectionofficer@hogent.be

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden op een afzonderlijke server bewaard, strikt vertrouwelijk behandeld en worden niet aan derden gecommuniceerd, tenzij wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is. (Bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van SIMON te beschermen,…)

De beheerders van SIMON hebben enkel toegang tot de hierboven vermelde persoonsgegevens op een strike “need-to-know” basis. Deze toegang geldt enkel voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring.

Veiligheid van jouw persoonsgegevens

SIMON draagt zorg voor jouw persoonsgegevens en zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Hoe lang worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

SIMON gebruikt historische data enkel om een betere ondersteuning te ontwikkelen voor gebruikers en om technische problemen op te sporen en te remediëren. Op vraag van een individuele gebruiker kan de verwerking van zijn/haar gegevens stopgezet worden.

Gegevens worden bewaard voor een termijn van 15 jaar. Dit laat toe studenten op te volgen gedurende hun volledige studieloopbaan (inclusief opgelopen vertraging) en houdt rekening met het RDM-beleidskader van de UGent dat vereist dat je onderzoeksdata bewaart tot minimum 5 jaar na het verschijnen van de publicaties die gebaseerd zijn op die data en/of na het einde van het onderzoeksproject tenzij anders bepaald hetzij door wettelijke, contractuele, ethische of andere specifieke verplichtingen, hetzij door vereisten van externe onderzoeksfinanciers.

Welke rechten heb je in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u van een aantal rechten die u kunt uitoefenen zoals hieronder beschreven. Houd er rekening mee dat als u een recht wilt uitoefenen, we u om een identiteitsbewijs zullen vragen. We doen dit om een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens te voorkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegde persoon namens u optreedt en een recht op uw naam uitoefent.

U heeft het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die we over u bewaren. U kunt ook een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Houd er rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wenst tot uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens corrigeren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef hierbij aan in welke context wij uw persoonsgegevens gebruiken, zodat wij uw verzoek snel en nauwkeurig kunnen beoordelen.

Als we uw toestemming hebben gevraagd en verkregen om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, heeft u altijd het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken. Deze intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens die reeds op grond van deze toestemming verwerkt werden.

U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, als het onwettig was om ze te verzamelen of als u met succes uw recht uitoefende om uw toestemming in te trekken dan wel uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen we uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden uw persoonsgegevens te verwijderen.

In de volgende omstandigheden kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

• terwijl we uw verzoek om uw persoonsgegevens te corrigeren beoordelen;
• terwijl wij uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen;
• als een dergelijke verwerking onrechtmatig was, maar u de voorkeur geeft aan een beperking boven verwijdering;
• als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u heeft ze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Als we uw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden van onze eigen gerechtvaardigde belangen of in het algemeen belang, heeft u het recht om bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Als ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen we uw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij u de specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot het verzoek. In dat geval wegen we uw omstandigheden af tegen onze belangen. Als deze overweging ertoe leidt dat uw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen uw persoonsgegevens niet verder worden verwerkt.

Om uw rechten uit te oefenen kan u contact opnemen met Universiteitsdienst Onderwijs, Team Studentendata via simon@ugent.be of met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ugent.be. Als uw verzoek gegrond blijkt, zullen we u uiterlijk 30 dagen na ontvangst van uw verzoek, hieromtrent informeren.

Als u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en duidelijk ongemak veroorzaakt, kunnen we deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u administratiekosten in rekening brengen. We kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, inclusief die van de Universiteit Gent, onevenredig zou kunnen schaden.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ugent.be. Als u niet tevreden bent met het antwoord, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be) en / of de Vlaamse Toezichtcommissie (contact@toezichtcommissie.be).

Wijzigingen aan de privacyverklaring

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving. Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal hiervan melding gemaakt worden op de nieuwspagina van SIMON, met een verwijzing naar de gewijzigde privacyverklaring in het betreffende nieuwsbericht. Een verwijzing naar de meest recente versie van de privacyverklaring is ook steeds te vinden onderaan de loginpagina van SIMON.